Vendor Management: do pedido ao pagamento, num fluxo só

Toda empresa tem um processo de compras. O problema é que ele não está em lugar nenhum. Está partido entre uma planilha, uma caixa de entrada e um grupo de mensagem. Onde está o pedido? Quem aprovou? Fechamos no prazo? O gasto já saiu? Não é falta de esforço. O time trabalha muito; é falta de um sistema que dê suporte à decisão. Veja o que isso custa, com números de mercado. 58% do tempo do time de compras vira coordenação. Comunicar tarefa, caçar documento, remanejar prioridade. 19% da semana é só procurar informação. Sobra 25% para o trabalho qualificado. Em dias, 128 dias por pessoa, por ano, sobre uma base de 220 dias úteis. Em dinheiro, num time de 8 compradores que custa R$ 1,5 milhão por ano, R$ 870 mil vão embora em coordenação. Recuperar só um terço disso são R$ 290 mil reinjetados na operação. Um comprador e meio a mais, sem contratar ninguém. Tem um comprador preso dentro de cada grupo de planilhas. E a saída é transformar o processo em aplicação. Um motor de processos digitais que executa o que hoje é só combinado. Esse motor tem nome. Deyel Vendor Management. É uma solução Source-to-Pay.

Do primeiro sourcing até o pagamento. Num fluxo só. Vamos do geral para o detalhe. A solução cobre quatro grandes áreas. Sourcing. Procure-to-Pay. Gestão de fornecedores. E contratos. A Deyel entende a complexidade do seu processo e permite uma jornada integrada entre todos os stakeholders da compra. Olha esta linha. A compra nasce aqui na solicitação e termina aqui na ordem de pagamento. Tudo o que você vai ver acontece em cima dela, integrando pessoas, áreas e tecnologias da sua empresa. O fluxo desenhado é o fluxo executado. Cada caixa que o caso atravessa grava sozinho no evento. O que? Quem e quando? Ninguém aponta hora. Ninguém preenche planilha. A Deyel é uma solução de integração que chega completa para rodar. E você pode incluir processos, eventos e integrações com sistemas para adequar a solução à jornada da sua empresa. Quem se adapta é o sistema. Não a cultura de quem já conhece o processo. Isso dá ao usuário identificação rápida com a solução e alta taxa de adoção. Vamos simular uma situação. A linha 3 da

Aura Industrial parou por quebra de um rolamento. Marina é a chefe da manutenção e precisa do material de reparo o mais rápido possível. Linha parada é prejuízo direto no faturamento. Esta é a tela que ela tem no desktop. E esta é a mesma tela em aplicativo, no celular. Não importa se Marina está em sua sala ou em campo. Ela tem o sistema. Veja aqui. Ela escolhe o item do catálogo. O centro de custo já vem preenchido, porque a Aura amarrou a área e centro de custo na parametrização. E a plataforma confere o orçamento da área antes de ela terminar. E pelo aplicativo ela colhe evidência. Manda a foto do rolamento rompido. E a foto fica anexada ao processo. Agora olhe este botão. SLA. A Aura configurou dois níveis. Normal e crítico. Marina marca crítico, porque a linha está parada. O valor de R$ 148 mil estava acima da alçada da Marina. E a chefia foi acionada. O plano de contingência que a Aura desenhou é requerir uma autorização. E como o SLA é crítico, o celular do Rafael vibra na hora, com a mensagem e o caso anexado. Inclusive a foto que a Marina mandou. Ele confere tudo ali. O item, o valor, a justificativa, a evidência. E pode falar com a Marina por ali mesmo. E essa conversa fica registrada dentro do caso. Rafael aprova. E a solicitação não é meio. Vira uma tarefa do comprador. Com prazo, com contexto e com o próximo passo dentro dela. Com a solicitação aprovada, o caso chega a Cláudia Lemos, a compradora senior da categoria. Porque o pedido

(…) foi classificado como risco de SLA. Veja o que ela recebe junto. O histórico do item. Quanto ele custou nas últimas três compras? Quem entregou? O preço médio. E o relatório de contrato vigente. Para esta categoria, a Aura não tem contrato. E por isso o caminho é cotar. Aqui a pergunta. Disparar cotação? Cláudia responde sim, e o sistema volta: Só há dois fornecedores homologados nesta categoria. Devo procurar mais um? Cláudia responde sim. A busca traz a Interfix. E a Interfix é convidada a participar. Ao disparar, os três fornecedores são avisados por e-mail e por WhatsApp. As propostas entram pelo painel. As empresas homologadas sobem a proposta pelo painel. A convidada manda em PDF. E um digital worker leu o documento e coloca tudo no mesmo lugar, no mesmo formato. Só então, o mapa de compras fica pronto. E é apresentado a compradora. Veja o mapa. Ele não traz só preço. Traz prazo. Entrega no prazo o histórico de cada um com a Aura e a nota ponderada de cada fornecedor. Mas abaixo, o porquê daquele ranking? O sistema de pontuação. Pesso? 40%. Prazo? 35%. Histórico de entrega? 25%. Foi a Aura que definiu esses pesos. A Tavares é a mais barata, mas chega dez dias depois. O mapa mostra as duas coisas na mesma tela. E um digital worker, criado pela própria área de compras da Aura, sugere o preço alvo a partir do histórico, do contrato vigente e da curva de mercado. Ele não decide. Dá suporte à decisão. Cláudia clica no recomendado. E a ordem de compra é disparada. Escolhido o fornecedor,

(…) o pedido vira ordem de compra e segue até o pagamento. Cláudia escolhe Andrade. Veja, o pedido de compra nasce da própria seleção. Ninguém precisa redigitar nada. Ele passa pela alçada. Ele é assinado por DocuSign e chega ao fornecedor no portal. O recurso é empenhado no ERP no mesmo instante. Vinte dias depois, a mercadoria chega. Marina confirma o recebimento

(…) no celular. O fornecedor sobe a nota fiscal. Veja esta tela, de espelho da nota. A plataforma, le o xml, confere contra o pedido, confere contra o recebimento. Conferir os três e travar quando não batem. É uma regra que a Aura ligou. Bateu. A ordem de pagamento sai para o ERP. Do pedido da

Marina, a ordem de pagamento? Tudo isso é um caso só. Com início, fim e responsável em cada etapa. Esta é a jornada de onboarding da Interfix. O fornecedor que a busca localizou

(…) a Aura convidou. Veja esta tela de convidar fornecedor. Cláudia manda o convite. E a Interfix se cadastra sozinha por um link. Dados básicos. Sem ninguém da Aura digitando. A partir daí, a plataforma busca o resto. Receita federal para o cadastral. Serasa para o financeiro. Neoway para a conformidade. Lista OFAC para sanções. E o balanço para os índices. E repare no que ela faz com isso. As cinco consultas não ficam soltas. Elas geram um documento só. O documento de homologação de fornecedor. Quais fontes consultar? E o peso de cada uma? Quem escolheu foi a Aura. Agora o documento percorre as áreas. E cada uma dá o seu OK na sua parte. O financeiro olha os índices. Líquidez corrente. 1,8 contra o mínimo de 1,2 que a política de compras exige. Endividamento. 41% contra o teto de 60. Dentro da faixa, o jurídico valida o contrato padrão. O compliance valida sanções e pessoa politicamente exposta. E a nota da área do fornecedor. Aqui ela não entra. A Interfix é uma homologação nova. Ninguém na Aura conviveu com ela ainda. Mas numa renovação ou já depois das primeiras relações comerciais, a área cliente vota na qualidade do fornecedor. E essa nota dá uma visão mais ampla de toda a relação. Fechado o documento. Sai o resultado do assessment. 78 pontos. Faixa de atenção. Com alçada gerencial. Aprovar fornecedor com um número. Não com impressão. E um digital worker da Aura procura de fraude, sócio em comum com fornecedor já reprovado. Endereço que bate com o de um funcionário. A mesma conta bancária em dois cadastros. Agora o outro lado. O portal de relacionamento com

(…) fornecedores. É uma ferramenta na web e no WhatsApp. A empresa usa o portal para disciplinar o relacionamento com o fornecedor. Por ele, novos fornecedores se homologam e fazem a jornada de onboarding. E o fornecedor homologado, em situação ativa, acessa as informações que a empresa disponibiliza. Veja o que a Aura decidiu disponibilizar. Quotações abertas, notas em análise e pagamentos previstos. E agora o controle de documentação. É por aqui que a Aura mantém as suas certificações e o seu compliance em dia. Os prazos dos documentos são gerenciados pela plataforma DEL e são notificados ao fornecedor pelo portal, entre outros meios. Aqui, por exemplo, a pendência da Andrade. Atualizar certidão com aviso de bloqueio iminente de pagamentos. Antes do vencimento, saem as notificações. E não só para o fornecedor. Os responsáveis da Aura também são avisados. D-30, D-15, D-3. E no limite, se a documentação não chega, os pagamentos à Andrade ficam suspensos até à não conformidade ser resolvida. O bloqueio não é castigo. É proteção para a Aura. O risco de terceiro parado antes de virar passivo. Os contratos

(…) ficam no mesmo lugar do processo, com saldo e prazo controlados. Veja este contrato. O de rolamento está válido. Vence em 60 dias. Foi gerado a partir de um modelo. Foi assinado DocuSign, sem sair da plataforma. E é acompanhado aqui. 68% do valor consumido. Repare aqui embaixo. Cada pedido valida contra o saldo antes de ser emitido. E este aqui foi bloqueado porque estoura o saldo. Validar contra o saldo é uma regra que a empresa ligou. E o alerta de renovação não depende de alguém lembrar de abrir uma planilha. E um digital worker da Aura lê a cláusula e avisa quando o pedido está fora dela, antes do pedido sair. Não na auditoria. Os indicadores de compras são a tela inicial do gerente. Veja este painel. O gerente de compras não

(…) pede relatório. Ele abre o portal. E o painel já é a tela inicial dele. Saving do ano. Cobertura de contrato. Maverick spend. Prazo de ciclo. Recalculados a cada evento. Sem consolidação manual. Os indicadores são facilmente configuráveis pelo usuário. Ou podem ser entregues já configurados. E podem ser alterados a qualquer momento. E olhe o menu de tarefas. Ele é a sua agenda de atividades dentro do sistema. O que você tem que fazer hoje? O que foi atribuído a você? Com a criticidade de cada assunto? A importância? E o prazo que você tem para resolver dentro do SLA? E ao lado? A agenda do seu time. E uma vantagem da plataforma. Os indicadores não são só da área de compras. Eles são para todos os envolvidos no processo. Um painel é uma coleção de indicadores modelados pelo próprio usuário. Ele escolhe o tipo de gráfico, a fonte e as propriedades no modelador. Sem entrar na fila do BI. Então cada área monta o painel dela. Compliance acompanha as etapas conformes e os alertas de SLA abertos. O financeiro acompanha a economia acumulada no ano e o tempo de processamento da fatura. Operações acompanha a entrega no prazo e o prazo de ciclo. Mesmo dado para todos, atualizado a cada evento. É assim que a área de compras melhora a própria avaliação dentro da empresa. E clicar no indicador é entrar no processo e atividades por trás daquele gráfico. O drill down desce até a lista de casos. E do caso você abre o caso inteiro. O pedido preenchido. As autorizações com autor e data. Os documentos anexos. Um único documento que carrega o evento todo. Repare no ícone aqui em cima. A direita. Um clique. E você tem a trilha de execução e a auditoria de processos. O processo em notação BMM. Com o que este caso percorreu. Olha o que cada caixa guarda. Quem executou quando o documento entrou na estação e quando saiu dela. O DEL faz mais do que digitalizar o fluxo. O DEL garante a qualidade

(…) do processo e o atendimento ao SLA. Veja este caso em que a Aura configurou a proteção dos seus processos por controle de tempos de execução. O risco não é do processo em média. É daquele evento com aquele responsável naquele prazo. Evento 48.213. Expedição. Responsável: Paula Meneses. Começou às 9h12. Com fim estimado para as 5 da tarde. Acompanha a barra. Às 3 da tarde o evento cruza 75% do prazo. E a plataforma vê que não vai dar. E avisa antes. E-mail para a gestão. What's up para a supervisão. Painel para a operação. O desvio disparou as ações que já estavam no modelo. E o caso ainda fechou. Dentro do prazo. Isso é controle agindo durante o processo. Não auditoria no mês seguinte. E não é só o evento. O DEL monitora 24 horas por dia os dados, os processos, os documentos e os eventos relevantes. E alerta em tempo real qualquer não com formidade. Você determina o nível de importância de cada etapa, de cada dado e de cada documento do fornecedor. É a avaliação de criticidade que protege o seu negócio. Compras deixa de ser a área que explica o atraso depois. E passa a ser a área que o atraso antes. O DEL traz um sistema de comunicação corporativo dentro do processo. Qualquer pessoa da empresa pode ser consultada por ali. E tudo o que se troca fica registrado, ligado ao evento e ao caso. Veja neste caso. O processo está parado aqui. Na Cláudia, na Conferência Fiscal. Ela tem uma dúvida sobre a nota da Andrade. Ela não abre grupo de WhatsApp. O mouse dela vai neste ícone. O TEDs. Ela chama na lista o Carlos do DEL Fiscal. Abre a janela de chat. Ela pede o dado. Carlos confirma e remete o documento por ali mesmo. Dado registrado, o documento, o autor e o horário entram na linha do tempo do caso. E daí para frente o fluxo segue normal. Agora vamos falar de inteligência artificial aplicada ao processo. E de como

(…) ela corta tempo. Pesquisando, levantando informações e fazendo análises. Olhe a lista de participantes deste processo. Algumas dessas atividades exigiram atenção humana para a decisão. Mas o trabalho repetitivo foi executado pelos digital workers. E o digital worker não é um assistente ao lado do processo. É um funcionário dentro dele. Tem cognição e participa. Ele ocupa uma atividade no fluxo. Tem prazo, tem registro, tem responsável. Só que quem executa é uma máquina. Quais atividades entregar a máquina? Quem decide é você. Foi ele que leu a nota, foi ele que consultou o birô e cobrou a certidão. A máquina fica com o trabalho chato de coleta de dados e repetição. O comprador fica com o que faz de melhor e disparado o melhor para cada centavo que ele recebe. Jugamento. Além de tudo que você viu, a plataforma permite construir digital workers novos. Estes seis são exemplos reais de digital workers construídos por clientes. Veja este primeiro. Um digital worker que prepara a sua negociação. Quanto esse fornecedor te cobrou em 24 meses? Quanto entregou atrasado? E quanto você pesa no faturamento dele? Um digital worker que procura fornecedor novo na categoria em que você só tem um. Um digital worker que mede risco sistêmico. Quanto da sua operação para se o fornecedor parar? E quem é o fornecedor do seu fornecedor? E veja este. Um digital worker que compara a conta bancária que chegou por e-mail com a que está no cadastro e bloqueia o pagamento quando as duas não batem. Esta simplização controla o vetor de 74% das fraudes. Um digital worker que acompanha o câmbio e avisa quando vale antecipar a compra. Nenhum desses vem pronto na caixa. Todos são construídos aqui dentro. É por isso que a lista não termina. Ela termina e a sua operação termina. Você viu a solução rodando. Agora veja como ela se molda à sua empresa.

Este é o canvas de processos. A esquerda, a paleta, eventos, tarefas, gateways, raias. Você arrasta para o canvas e o desenho vira o fluxo que roda. É o mesmo desenho que você viu no BPMN percorrido, lá atrás. Clique numa tarefa e a barra flutuante aparece em cima dela. Quem executa? Qual formulário abre? Qual o prazo? O que acontece se estourar? E no painel da empresa? As propriedades da atividade, responsável, SLA, ações automáticas, notificações. Nada disso é código. As regras da empresa moram aqui. Não há código. No painel de definição de regras, elas são montadas a partir de opções decisórias. Você escolhe a condição, o operador, o valor e a ação. Quando o valor da solicitação for maior que 50 mil e a categoria não tiver contrato vigente, então exigir a aprovação da gerencia e classificar como exceção de regras. É essa regra que você viu agir na solicitação da marina. E não há limite. Inclusive regras avançadas, quando necessário. Mudou a política de compras? Muda a regra, pública. E o próximo caso já entra pela regra nova, sem versão nova do sistema, sem fila de TI. E o que precisa vir de fora? Vem por aqui, o desenhador de integrações. Você aponta o endpoint, escolhe o método, define a autenticação e mapeia os campos. O que sai do DL e o que volta do RP. Testa ali mesmo e vê o retorno. Foi assim que o empenho chegou ao ERP no mesmo instante em que a ordem de compra saiu. E o mesmo desenho serve para o birô de crédito, para a assinatura eletrônica e para o WhatsApp. E a tela? A tela nasce no mesmo canvas. Aqui está o aplicativo do comprador. As telas e as setas as setas não são um wireframe, são a navegação de verdade. O mesmo projeto é visto em desktop, em tablet e no celular, com o layout adaptado a cada um. Não existe um projeto mobile separado. E na hora de publicar, Web, Android e iOS. Um build. Três destinos, com o mesmo modelo de dados e as mesmas regras. Uma compra. Do pedido. A ordem de pagamento. Nenhuma planilha, nenhum e-mail perdido. Nenhuma de status. Vendor management. O processo deixa de ser combinado e passa a ser executado.